イベント開催の進め方

ミートアップ・発表会・勉強会などを開くときに気をつける点を、時系列の「流れ」と、直前に見返す「チェックリスト」にまとめています。どちらも期間ごとに分け、その中をカテゴリーで整理しています。過去のイベント運営の指示・テンプレートをもとにしています。宴会（懇親会）を開く場合は宴会の進め方を参照してください。

横断する考え方：文言やメールはテンプレート化して「誰でもできる」状態にする。 毎回ゼロから書かず、使い回せる形で残す。

まず、ここがイベントのメイン

日程・場所・テーマが最重要。 そして、テーマに沿った登壇者。この4つが決まり、良い内容になれば、イベントはほぼ成功。残りは運営の段取りです。企画段階ではまずここに全力を注ぎます。

流れ

1. 企画（開催の2ヶ月前まで）

決まったものからマスター情報ページ（GitHub のイベントページ）に書いていく。

最重要（イベントの軸）

テーマ（イベントの軸）
日程・所要時間（開場・開始・終了の時刻）
会場／形式（現地／オンライン／ハイブリッド）
登壇者：テーマに沿った人選を考え、打診・確保する

設計・運営

アンチハラスメントポリシーを掲げる（行動規範）。イベントページにも明記し、参加者・登壇者・スポンサー・スタッフ全員が対象であることを周知する
目的・ゴール（何のためのイベントか。達成したい状態）
対象者と定員（過去のイベント実績からキャンセル率を推測して反映する。申込＝参加ではなく、no-show を見込む）
コンテンツ構成（基調講演・LT・ハンズオン・パネル・懇親会の有無。CFP の要否）
参加費（無料／有料。有料なら集金方法も）
予算と費用負担（会場費・駐車場代・機材代・運搬費なども把握する。お金のやり取りはできるだけしない）
配信の有無（当日中継・録画・後日公開）
ハッシュタグ・公式アカウント
運営体制：必要な担当者（役割）をリスト化する。準備フェーズの担当（会場・集客/告知・登壇者対応・配信記録・飲食・広報・レポート記事など）と当日の担当を分けて決める（レポート記事の担当も事前に）
タイムテーブル案：企画段階でラフに作り、以後更新していく（当日の解像度が上がる）
マスター情報ページ（GitHub のイベントページ）を1つ用意し、以降の情報はすべてそこに集約する。「そのページを見れば全部わかる」状態を最初から目指す
日程・会場が決まった段階で、詳細未定でもまず告知する（SS 内部・SNS・共催先へ）

会場（現地の場合）

会場を決めたら予約する。新規会場なら担当者と打ち合わせ・下見をする
会場の入場方法を確認する（受付・入館手続きの有無、手間の大きさ）
入場に手間がかかるなら入場時間を制限する（例：開始前と休憩時のみ）。あわせてランチ時に外出できるか／会場で飲食できるかを調べておく
Wifi・電源の数を確認する。 足りなければ電源タップ・モバイル Wifi の用意を呼びかける
会場の利用可能時間（延長の可否）を確認する。終了後の交流時間を設けるなら、その時間も含めて会場を押さえる
登壇者の控室（待合スペース）を確保できるか確認する
会場は、問題なければ次回以降も継続して使えるところだとよい

共催・スポンサー（該当する場合）

共催団体がいれば情報共有し、共催で告知する OK を得る
スポンサーの扱い（ロゴ掲出・登壇での紹介・ブース／物販）と、スポンサーセッション（登壇枠）の有無・時間を決める
スポンサーがつく場合、お金のやり取りはできるだけしない（例：食事はスポンサーに直接発注してもらい受け取るだけ）

2. 準備・集客（遅くとも1ヶ月前から）

集客・告知

遅くとも1ヶ月前から集客（告知）を始める。 イベントページ（GitHub／connpass）を作って公開する（記載：日時・会場・形式・対象・定員・コンテンツ・参加費・申込方法・キャンセル方針・ハッシュタグ・問い合わせ先・アクセス/入場制限）
定員が埋まるまで SNS で告知を続ける。 告知文はテンプレ化する
協賛団体・メディアにも声をかける（送り先リストもテンプレ化）
申込ページに「参加できない場合は必ずキャンセル」「体調不良以外のキャンセルは1週間前まで」を明記する
事前アンケートを取る（所属・参加動機・懇親会の参加可否・食事アレルギー・写真掲載の可否）。キャンセル待ちの重要人物を別枠でねじ込める／属性把握にも使える
企画で作ったタイムテーブル案を、登壇者が固まるにつれて更新していく
リマインダー（登録時）を送る

登壇者

登壇依頼時に、登壇者がアンチハラスメントポリシーに準拠しているか（SNS 等を）チェックする
連絡手段を決める（人数が多いなら専用チャンネル）。伝える・確認すること：発表時間・資料の形式と提出期限・登壇順・登壇用 PC（本人 PC か会場 PC か。会場 PC なら事前にスライドを受け渡すこと必須）・接続テスト
オンライン／ビデオ登壇があれば、接続・音声を事前にテストする。録画なら提出期限を決める。海外の登壇者は時差を考慮して登壇時間を決める
プロジェクター接続：本人 PC を繋ぐなら接続端子の形式・サイズ（HDMI の type A/C など）を確認する。会場 PC で投影する／事前に資料を集める場合は、集め方・形式・ファイル名の命名規則・提出期限を決める（リモート視聴や PC トラブルへの備えにもなる）
オンライン配信での資料の見せ方（画面キャプチャか、会場のプロジェクター画面を映すか）を決める
音付きの動画は、できるだけ使わないよう登壇者に頼む（音が出ないなどトラブルのもとになる）
ゲスト登壇者へのお土産／謝礼を用意する
登壇者情報（氏名・発表タイトル・プロフィール）を整備し、イベントページに掲載する
登壇者が会場にいつまでいられるか（滞在可能時間）を確認する（交流時間への参加可否も）
外国語話者が登壇・参加する場合は、通訳の手配や、通訳アプリで画面に翻訳を出すなどの工夫をする

配信・記録（該当する場合）

動画録画：録画するか決め、録画担当と機材（カメラ・三脚・マイク）を手配する
動画配信（生配信）：配信プラットフォーム（YouTube など）とアカウント、配信機材（PC・キャプチャ・スイッチャー・ネット回線）を用意し、配信テストの段取りを決める
写真：できる限りレンズ交換式カメラ（一眼／ミラーレス）で撮れる人を手配し、きれいな写真を残す
音声：収録・配信用のマイクを用意する（会場の音響とつなげられるか確認）

飲食（該当する場合）

食料の手配（ランチ・おやつ・懇親会）。数はキャンセル率を見込む。支払い方法・領収書の宛名・受け取り/返却フローをドキュメント化して、誰でもできるようにする
フードスポンサーがつく場合は、スポンサーに直接発注・手配してもらい、こちらは受け取るだけにする（お金のやり取りを避ける）。数量・搬入時間・受け取り担当を決めておく
アルコールを出す場合、ハードリカー（強い酒）は好まれにくい。ビールなど軽いものがベター（受付での未成年確認も忘れずに）

賞品（該当する場合）

賞品があれば、賞を考えて手配する（領収書を忘れない）

備品

名札・ラベルシール・マーカー・A4 用紙・付箋・筆記具を用意する

3. 1週間前

登壇者

登壇予定者に内容（講演・LT など）を確認し、ページを更新する。資料提出・接続テストも依頼する
登壇者に、登壇時間に合わせた入場時間を連絡する

運営・参加者連絡

当日の係分担を決める（受付・司会・タイムキーパー・ビデオ中継・録画・写真撮影・SNS 実況・Slack 連絡係・オンライン質問の取りまとめ・質疑マイク係・登壇者誘導・懇親会幹事）
レポート記事の担当を必ず事前に決める（当日にメモを取り、事後に記事化してもらう）
当日の運営・参加予定スタッフのリストを作る
司会の進行スライド・進行台本を用意する
参加者に Slack チャンネルの登録を連絡する
キャンセルは早めにするよう呼びかける
リマインダー（数日前）を送る

4. 前日

情報・配信

マスター情報ページに、当日スケジュール・関係者/登壇者の入り時間・会場の入館手順（QR・来館予約など）・緊急連絡先を反映する
動画録画・音声：機材をセットしてテストする（録画開始の担当も決める）
動画配信（生配信）をする場合：配信 URL（YouTube など）を事前に発行し、参加者へ必ず配布しておく（当日に URL が変わるトラブルに注意。固定 URL／予備リンクを用意）。映像・音声の配信テストをする

持ち物

当日用意するものを最終確認する（名札・電源タップ・配信機材・賞品・釣銭など）

5. 当日

設営・受付

朝、スタッフが集合し、役割と当日の流れを最終確認する（ブリーフィング）
設営：受付・配信・電源・看板に加え、座席・登壇エリア・スクリーン投影をセットしてテストする
撮影がある場合、準備に1時間はみておく
開始前に、司会者・スポンサー・ゲスト登壇者と打ち合わせする（進行・紹介・登壇順・登壇時の案内）
受付：名札を渡す。アルコールがある場合は受付で未成年を確認し、誤って取らないよう伝える。入場時間を制限している場合は入場可能な時間を案内する
開始時に、参加者へ注意点をアナウンスする：飲食の可否・飲食エリア／ゴミは各自持ち帰り（ゴミ袋・ゴミ箱の場所）／写真・配信があること／ハッシュタグ／Wi-Fi／トイレ／避難経路／入退場のルール

記録・広報

SNS 実況・写真係が、リアルタイムで SNS に投稿し、写真を撮る。公式アカウントでも中継する
ハッシュタグを共有し、参加者にも「このハッシュタグでぜひ呟いてください」と案内して、リアルタイムの実況を促す
動画録画を開始する（開始忘れに注意）。公開予定がなくても音声は収録しておく（後で使える）。会場写真・登壇写真・レポート用メモも残す。写真はフリッカー（照明のちらつき）とホワイトバランスに注意し、変なポーズはさせない
録画を公開する場合、オフレコの話は本番でその場で「ここはオフレコ」と言ってもらい、公開前にその部分をカットする（登壇者にも事前に伝えておく）
生配信をする場合は配信を開始し、映像・音声の状態を監視する
写真 NG の人への配慮：事前に写真掲載の可否を確認しておき、撮影時には「NG の人は顔を隠す／写らない位置へ」と案内する

進行

司会が進行する（オープニング→発表→休憩→クロージング）。各登壇者の登壇前に PC 接続・投影・マイクを確認する
進行は時間どおりに進める。接続などのトラブルで遅れた分は、その登壇者の持ち時間を減らして調整する（後ろの登壇者にしわ寄せしない）
オープニングでアイスブレイク：参加者に羞恥心を捨てて、積極的に交流・発言してもらう雰囲気をつくる（例：大沢伸一〔MONDO GROSSO〕の Twitter 動画を紹介する）
登壇者を登壇順に合わせて控室から誘導する（担当を決める）
休憩・再開・終了を適宜アナウンスする
質問はできるだけ公開（public）の場で。時間がある限り、登壇の質疑応答で質問してもらう（段下での個別質問は時間切れ・補足用）
司会は、質問が出やすい雰囲気をつくり、建設的な議論になるよう質疑をサポートする（詰問にならないよう促す・論点を整理する）。挙手が少ないセッションでは、司会が敷居を低くする質問（呼び水）を出す
質疑のときのマイク係を置く（会場の参加者にマイクを運ぶ）
登壇後に質問したい人のために、段下（ステージ外）に質問スペースを用意する（次の登壇を止めない）
名刺交換の行列は作らせない（進行・交流が滞らないように）
オンライン⇔現地の橋渡し：当日は現地の人が Slack を見られないので、Slack を見て現地に伝える連絡係を置く
オンラインからの質問をスライド系ツール（Slido など）で集め、会場で拾う
オンライン参加者がいる場合は、オンラインとオフラインが交流できる手段をできる限り用意する（双方向のチャット・質問・中継など）
登壇者にプレゼン資料を共有してもらう。参加者にレポート（note など）の執筆をお願いする
場合によっては、メディアの取材対応をする（対応担当を決める）
時間管理はタイムキーパーが担当する。事前に情報共有を済ませ、当日は議論・交流に集中する（情報共有だけで終わらせない）
省力化：当日スケジュールの細部は、イベントページの URL を貼って「ここを参照」でもよい
リマインダー（当日）を送る

6. 事後

終了直後（当日）

片付け・原状回復・忘れ物の確認をする
宴会を開く場合は宴会の進め方を参照

翌日〜数日

レポート記事と動画は重要。 事前に決めたレポート担当が、当日のメモをもとに記事（note など）をまとめる
動画を編集して公開する。発表資料のまとめページも公開する
SS や参加者のレポートを SNS で共有する

その後

経費を精算する（領収書をまとめる）。スポンサー精算がある場合も、お金のやり取りは最小限にする
振り返り（良かった点・改善点、実際のキャンセル率）をマスター情報ページに残し、次回のテンプレート・定員設計に反映する

チェックリスト

期間ごとに分け、その中をカテゴリーで整理しています。イベントによって不要なカテゴリーはまるごと飛ばしてよい（例：配信しないなら「配信・記録」、懇親会がなければ「飲食」）。

2ヶ月前まで（企画）

最重要（イベントの軸）

テーマ
日程・所要時間（開場・開始・終了）
会場／形式（現地・オンライン・ハイブリッド）
テーマに沿った登壇者の人選・打診・確保

設計・運営

会場

会場を予約する（新規会場なら打ち合わせ・下見）
入場方法を確認する
入場に手間がかかるなら入場時間を制限する（ランチの外出可否・会場での飲食可否も調べる）
Wifi・電源の数を確認する（足りなければタップ・モバイル Wifi）
会場の利用可能時間・延長可否を確認（交流時間を設けるなら含めて押さえる）
登壇者の控室（待合スペース）を確保できるか確認
会場は継続利用できるところだとよい

共催・スポンサー（該当する場合）

共催団体と情報共有し、共催告知の OK を得る
スポンサーの扱い（ロゴ掲出・紹介・ブース／物販）とスポンサーセッションの有無・時間を決める
スポンサー費用はお金のやり取りを避ける（直接発注してもらう等）

1ヶ月前〜（準備・集客）

集客・告知

イベントページ（GitHub／connpass）を公開（記載：日時・会場・形式・対象・定員・コンテンツ・参加費・申込・キャンセル方針・ハッシュタグ・問い合わせ先・アクセス／入場制限）
定員が埋まるまで SNS 告知を続ける（告知文はテンプレ化）
協賛団体・メディアに声をかける
申込ページにキャンセル方針を明記する
事前アンケートを用意する（所属・動機・懇親会・アレルギー・写真掲載の可否等）
リマインダー（登録時）

登壇者

配信・記録（該当する場合）

動画録画：録画の有無を決め、録画担当・機材（カメラ・三脚・マイク）を手配
動画配信（生配信）：プラットフォーム・アカウント・配信機材（PC・キャプチャ・回線）を用意、配信テストの段取り
写真撮影者を手配する（できればレンズ交換式カメラ）
音声：収録・配信用マイクを用意（会場音響との接続確認）

飲食（該当する場合）

食料を手配する（数はキャンセル率を見込む。注文フロー＝支払い・宛名を文書化）
フードスポンサーの場合：直接発注・手配してもらい受け取るだけに（数量・搬入時間・受け取り担当）
アルコールはハードリカーを避け、ビールなど軽いものを中心に（未成年確認も）

賞品（該当する場合）

賞を考えて手配する（領収書を忘れない）

備品

名札・ラベルシール・マーカー・A4 用紙・付箋・筆記具

1週間前

登壇者

内容を確認してページ更新／資料提出・接続テスト
登壇者に登壇時間に合わせた入場時間を連絡する

運営・参加者連絡

当日の係分担を決める（受付・司会・タイムキーパー・ビデオ中継・録画・写真撮影・SNS 実況・Slack 連絡係・オンライン質問の取りまとめ・質疑マイク係・登壇者誘導・懇親会幹事）
レポート記事の担当を決める（未決なら）
当日の運営・参加予定スタッフのリストを作る
司会の進行スライド・進行台本を用意する
参加者に Slack チャンネル登録を連絡する
キャンセルを早めに呼びかける
リマインダー（数日前）

前日

情報・配信

マスター情報に当日スケジュール・入り時間・入館手順・緊急連絡先を反映する
生配信 URL を事前に発行・配布する（当日の URL 変更トラブルに注意、固定 URL／予備リンク）
動画録画・音声の機材セット・テスト（録画開始担当も）
生配信の配信テスト（映像・音声）

持ち物

当日用意するものを最終確認する（名札・電源タップ・配信機材・賞品・釣銭）

当日

設営・受付

朝のスタッフブリーフィング（役割・流れの最終確認）
設営（受付・配信・電源・看板・座席・登壇エリア・スクリーン投影テスト）
開始前に司会者・スポンサー・ゲスト登壇者と打ち合わせ
受付・名札（アルコールは未成年確認／入場時間の案内）
開始時に参加者へ注意点アナウンス（飲食可否・エリア／ゴミ持ち帰り・ゴミ袋／写真・配信あり／ハッシュタグ／Wi-Fi／トイレ／避難経路／入退場ルール）

記録・広報

SNS 実況・写真係が投稿・撮影／公式アカウントで中継
ハッシュタグを参加者にも案内して実況を促す
動画録画を開始（開始忘れに注意）／音声収録
生配信を開始し、映像・音声を監視する
会場写真・登壇写真・レポート用メモ（写真はフリッカー・ホワイトバランスに注意、変なポーズはさせない）
写真 NG の人に配慮（撮影時に顔を隠す案内）

進行

事後：終了直後（当日）

片付け・原状回復・忘れ物確認

事後：翌日〜数日

レポート担当が記事（note など）を書く
動画を編集して公開する
発表資料のまとめページを公開する
SS・参加者のレポートを SNS で共有する

事後：その後

経費を精算する（領収書をまとめる）
振り返り（良かった点・改善点・実際のキャンセル率）を残し、次回に反映する

イベントを盛り上げるコツ

当日の雰囲気づくりと、継続するコミュニティを育てるための勘所です。特に交流時間で効きます。

初めて来た人を迎える

初めての人には、運営から話しかける。 受付や入口に立ち、見かけない人には「初めてですか」と声をかけ、歓迎する。
ベテランの輪へは「連れて行く」。 「あそこで話してきて」では初めての人は動けない。運営が一緒に行って紹介し、輪に割り込ませる。

常連に歓迎文化をつくる

放っておくと常連同士で固まる。「新しい人が来たら必ず歓迎する」ムードを運営が最初につくり、言い続ける。やがて常連自身が気づいて輪に入れるようになる。
運営自身も、常連と話し込むのを切り上げ、初めての人・あまり話していない人に挨拶する時間を必ず取る。

輪をほぐして人をつなぐ

一箇所に留まらず、固まっている輪をほぐして回る。同じ人同士がずっと話していたら入って別の人へつなぐ。
特に同じ所属同士で固まっているのはほぐす。 別の人のところへ連れて行く。「誰と話しました？」と聞いて紹介する。

背中を押す

来た人に「何に興味があって来たか／何をやりたいか」を聞く。やりたいことが出てきたら「やりなよ」と背中を押す。サポートが要るなら「サポートしましょうか」と申し出る。
熱量のある人を見つけたら、早く人と人をつなぐ。 1人の情熱は短く尽きるが、好き同士がつながると加熱して長く続く。

オープンにして心理的安全性をつくる

運営をオープンにする。 プライベートな連絡の場を作らず、運営の場も誰でも見える・入れる状態にする。「陰で何か言われているかも」が不安の源なので、全部オープンなら「全部見てください」と言える。
リーダーも選抜制にせず、手を挙げれば入れるようにする。

長く続けるために

場（コミュニティ）は早く作るほうが簡単。 人が増えてからだと本当に熱い人が見えにくい。立ち上げ期の熱い人は見つけやすく、最初に熱い文化をつくれば、後から来た人もその文化に入る。
貢献している人を放っておかない。 要所で対話し、その人に不利になる変更をするときは事前に一言相談する（後から謝るのでなく、先に説明する）。放置すると場の私物化が起きる。
運営側も「参加者の一員」として楽しむ。 やらされ感でなく本当に楽しんでいる姿勢が伝わると、参加者もうれしい。立場で線を引きすぎない。